RPA設計書
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業務プロセス定義書
自動的にエクセルで書類を記載して 作業履歴を送信する
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2月 15日、15:26
目次
II.3 現行 (As-Is) のプロセス マップ... 5
II.5現行 (As-Is) のプロセス ステップの詳細... 7
III.1 自動化後 (To-Be) のプロセス マップ... 8
III.2 並行するイニシアティブ/重複作業 (該当する場合) 8
I. はじめに
I.1 業務プロセス定義書の目的
業務プロセス定義書は、UiPath のロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) 技術を使用して自動化する業務プロセスの概要を説明するものです。
本定義書では、業務プロセスの一環として実行される一連の作業ステップ、プロセスを自動化する前の条件やルール、そしてプロセスを一部またはすべて自動化した後に各ステップがどのように機能すると想定されるかを説明します。この仕様書は、指定した業務プロセスを RPA 技術を使用して自動化する際に必要となる詳細情報を提供するもので、開発者が開発の土台として使用します。
I.2 自動化の目的
業務プロセス オーナーが想定する、対象業務プロセスを自動化する目的とメリットは以下のとおりです。
· 各アイテムの処理時間を 80% 削減
· ロボットから提供されるログを使用してアクティビティ全体の監視機能を向上.
I.3 プロセスの担当者
この仕様書は、業務プロセスの内容領域専門家 (SME) またはプロセス オーナーから提供された情報に基づいて作成され、そのプロセスにおけるすべての要件を簡潔に記載するものです。
プロセス オーナーは仕様書の内容を精査し、記載されている作業ステップ、コンテキスト、影響、そしてプロセス例外に誤りや漏れがないかを確認し、承認する必要があります。詳細は以下の表に記載します。
役割 BPMS設定 RPA構築
氏名
連絡先 ＊＊＊
(メール アドレス、電話番号)
備考
開発
宮田賢一
I.4 自動化に必須の前提条件
1. 入力済みの業務プロセス定義書
BPMSで簡易システム作成 プロセス１
2. 開発を支援するテスト データ テストデータ仕様書
GOOGLEスプレッドで参考シートの取得と設定 データを設定してデータベースに登録して確認
3. ユーザー アクセスおよびユーザー アカウントの作成 (ロボット用アカウントの作成に必要なライセンス、アクセス許可、制限)
II. 現行 (As-Is) のプロセス
II.1 プロセスの概要
自動化に先立っての、RPA 技術を使用するプロセスの一般情報です。
No.１１
項目
手作業での作業登録
詳細
1
プロセスの正式名称
2月 15日、15:26
2
プロセスの業務領域
3
部署
フリーランス
4
プロセスの簡単な説明
(オペレーション、アクティビティ、結果)
必要データをデータテーブルに入れてメール送信をする
5
プロセスの実行に必要な役割
6
プロセスのスケジュールと頻度
毎月一回
7
処理されたアイテムの数/参照期間
９ステップ 1分間
8
プロセスの実行時間
2.5 秒.
9
ピーク時
10
ピーク時のトランザクション量
３
11
このアクティビティに対応する FTE の総数
12
次の参照期間中に予想される増加量
13
例外率のレベル
０．２
14
入力データ
A,B,C,D,D,E,F,G
15
出力データ
AA,BB,CC
*表に適宜行を追加して、自動化するプロセスに関連するデータを記入してください。必ずすべての行を記入してください。対象の業務プロセスに当てはまらない項目には「該当なし」と記入してください。
II.2プロセスで使用するアプリケーション
この表には、自動化するプロセスの業務フローに含まれるステップを実行するために使用するすべてのアプリケーションを記載します。
No.12
アプリケーション名とバージョン番号
システム言語
VB.net
シン/ファット
クライアント
環境
Windows8
アクセス方法
コメント
*表に適宜行を追加して、使用するアプリケーションをすべて記載してください。
II.3 現行 (As-Is) のプロセス マップ
ハイレベルの現行 (As-Is) のプロセス マップ:
この章では、現在のプロセスについて開発者がハイレベルな観点から理解を深められるよう、現行 (As-Is) の業務プロセスを示します。
II.4プロセスの統計情報
ハイ レベルの統計情報
プロセス数
2
ウィンドウ数
ステップ数 6
マウス クリック数
キー押下数
テキスト エントリ数
ホットキー使用回数
時間
1
1
1
1
0
0
0
2.5 秒.
詳細な統計情報
ウィンドウ名
マウス クリック数
テキスト エントリ数
キー押下数
75% - Data Transfer *
1
0
0
II.5 現行 (As-Is) のプロセス ステップの詳細
1. 75% - Data Transfer *
推定時間: 2.5 秒.
1.1
推定時間:2.5 秒.
アクション: クリック
III. 自動化後 (To-Be) のプロセス
この章では、自動化後に期待される業務プロセスの設計について説明します。
III.1 自動化後 (To-Be) のプロセス マップ
各種凡例記号/アイコン (紫色) を使用して、ロボット介入/自動化すべきステップを示します。
*自動化後 (To-Be) のプロセスの設計に対して改善を実施した場合は、以下に詳細を記載してください。.
凡例
詳細
プロセス内のステップの番号。表内の「詳細」欄、または「例外とエラー」の表で使用
自動化が提案されているステップ
手動 (人間による操作) で実行されるステップ
III.2 並行するイニシアティブ/重複作業 (該当する場合)
この章では、業務、プロセス、およびシステムに対して近い将来予定されている変更とその影響について説明します。
ステップ No.
イニシアティブ名
イニシアティブが確認されるプロセス ステップ
現在の自動化リクエストへの影響とその内容
完了予定日
詳細の問い合わせ先
該当なし
III.3 RPA の対象範囲
RPA の対象範囲内にあるアクティビティの一覧です。
1. ステップ 1 ～10
III.4 RPA の対象範囲外
RPA の対象範囲外にあるアクティビティの一覧です。
サブ プロセス (該当する場合) )
アクティビティ (ステップ)
範囲外である理由
To-Be への影響
将来的な自動化に向けて検討すべき措置
1.1
1.1.1
入力: 手書きのフォーム
ステップ 1.1.2 を処理するとユーザーにメールが送信され、ユーザーはステップ 1.1.3 を csv ファイルで実施
ステップ 1.1.4 に進むために、ロボットが csv ファイルを読み込み
編集可能な PDF 形式でフォームを収集し、電子署名を実施
*必要に応じて表に行を追加して、RPA プロセスを支援するために提供されたドキュメントの内容をすべて反映させてください。
III.5 ビジネス例外の処理
業務プロセス オーナーおよびビジネス アナリストは、自動化するプロセス内で特定されたすべてのビジネス例外を以下に記載する必要があります。これらの例外は、以下のように分類されます。
既知
未知
過去に発生したことがある。各ケースに対して、明確なアクションと回避策が定義されたシナリオがある。
過去に発生したことがない新しい状況。外部要因が原因の可能性がある。正確な発生予測はできないが、発生した場合は権限を持つ担当者に連絡し評価してもらう必要がある。
既知の例外
この表には、プロセスの評価と文書化の仮定で発生したすべての業務プロセス例外を記載します。これらの例外は、過去に発生したことがある既知の例外です。 各例外に対して、発生時にロボットが実行・完了すべきアクションを定義してください。
BE No.
例外名
ステップ
パラメーター
実行すべきアクション
未知の例外
その他すべての予期しないまたは未知のビジネス (プロセス) 例外に対して、ロボットが実行すべきアクションは以下のとおりです。
III.6 アプリケーション エラーと例外処理
この表には、すべてのエラー、警告、または通知とその説明をリストアップし、それぞれに対してロボットが実行すべきアクションを記載します。
自動化するプロセス内で特定されたエラーは、以下のように分類されます。
領域
既知
未知
テクノロジー/アプリケーション
過去に発生したことがあり、アクション プランと回避策が明確になっている。
過去に発生したことがない、またはプロセス内で使用されるアプリケーションに関係なく発生する。
既知のエラーまたは例外
この表には、プロセスの評価および文書化の仮定で特定されるすべてのエラーを記載します。
各エラーまたは例外に対して、発生時にロボットが実行・完了すべきアクションを記載してください。
No.
エラー名
ステップ
パラメーター
実行すべきアクション
1
アプリケーションのクラッシュ/内部サーバー エラー
すべてのステップ
エラー メッセージ
回復と再試行を最大 3 回実行する。
アプリケーションを閉じてシーケンスを再度実行する
未知のエラーと例外
その他すべての予期しないまたは未知のアプリケーション例外/エラーに対して、ロボットが実行すべきアクションは以下のとおりです。
III.7 レポート
No.
レポートの種類
更新頻度
詳細
データ可視化のための監視ツール
1
プロセス ログ
毎日
月初から数えて、このプロセスが実行された回数、および実行時間の平均
Kibana
2
プロセス ログ
毎月
このプロセスを実行したロボットのひと月あたりの台数
毎日共有ドライブに追加される csv ファイル
3
トランザクション ログ
毎日
月初から数えて、このプロセスにより実行されたトランザクションの数、および実行時間の平均
Kibana
4
エラー ログ
毎日
種類別のエラー数の1 日あたりの平均
Kibana
5
エラー ログ
毎日
種類別にグループ化されたひと月あたりのすべてのエラー
毎日ドライブに追加される csv ファイル
*レポートの要件が複雑な場合は、別のドキュメントを作成してこのドキュメントに添付してください。
IV. その他の情報
本ドキュメント内に記載すべきと思われるその他の関連情報をすべて記載してください。
例: 特定の業務監視要件 (監査とレポート) など
V. プロセス ドキュメントのその他のソース
プロセスの自動化を支援するために作成された追加資料があれば、こちらに記載してください。
その他のプロセス ドキュメント
プロセスの動画 (任意)
ACME-System1-Process-WI5-Manual-Walkthrough
コメントを挿入
標準業務手順
(任意)
コメントを挿入
ビジネス ルールのライブラリ
(任意)
ビジネス ルールのライブラリへのリンクを挿入
コメントを挿入
その他のドキュメント
(任意)
関連するその他のプロセス ドキュメントへのリンクを挿入 (L4 および L5 プロセスの詳細、フィールド マッピング ファイルなど)
コメントを挿入
*必要に応じて表に行を追加して、RPA プロセスを支援するために提供されたドキュメントの内容をすべて反映させてください。